FAQ over Verplichte toevoeging Rijksregisternummer aan fiscale fiches giften

FAQ Verplichte toevoeging Rijksregisternummer aan fiscale fiches giften

1. Vanaf wanneer is de verplichting van kracht?

Voor giften vanaf 1 januari 2024 moet het NN toegevoegd worden aan fiscaal attest 281.71 voor de schenker (voorjaar 2025), alsook in de fiche 281.71 voor Belcotax (voor 1 maart 2025).

2. Heeft een schenker nog recht op fiscale aftrekbaarheid voor zijn of haar gift als het rijksregisternummer niet verschaft wordt?

Neen, als u weigert uw rijksregisternummer door te geven aan het goede doel, zult u geen recht meer hebben op een belastingvermindering op uw gift(en) (met dien verstande dat er nog een tolerantie is voor de giften in 2024, fiscale attesten uitgeschreven in maart 2025).

3. De FOD Financiën belooft een tolerantie voor deze nieuwe maatregel voor de giften in 2024 en indiening bij Belcotax in 2025. Wat houdt dit precies in?

De afwezigheid van het Rijksregisternummer zal niet beschouwd worden als een blokkerende fout. De schenker kan in zijn belastingaangifte voor 2025 dus zelf nog giften inbrengen, zonder Rijksregisternummer op zijn fiscaal attest. Dit geldt enkel voor indiening bij Belcotax in 2025! Het is dus best om niet af te wachten om de rijksregisternummers op te vragen, je zal ze sowieso nodig hebben. 

4. Wat gebeurt er als er een fout staat in het rijksregisternummer en zo wordt ingegeven in Belcotax?

Hier is nog geen zekerheid over. Hierover moeten we nog verduidelijking krijgen. Volgens de FAQ van MINFIN zal Belcotax de NN weigeren als die fout zijn. We gaan ervan uit dat wijzigingen kunnen gebeuren bij de aanvullende aanleveringen van fiches 281.71 (doorgaans tot juni). Vermits er voor de aanlevering bij Belcotax in 2025 tolerantie zal gelden (opheffen van blokkerende fouten mbt. het NN), zal er wellicht in 2025 nog geen feedback komen als het NN fout is.

5. Waarvoor mag je het rijksregisternummer gebruiken binnen de organisatie?

Het rijksregisternummer mag enkel gebruikt worden voor het aanleveren bij Belcotax met het oog op belastingaftrek voor giften.

6. Wat met giften van bedrijven?

Voor belastingaftrek van giften van bedrijven gelden dezelfde regels, maar mbt het nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO-nummer, identiek aan het BTW-nummer) – Let op! Een KBO-nummer telt 10 cijfers, een Rijksregisternummer telt 11 cijfers.

7. Welk rijksregisternummer moet je gebruiken in geval van giften van koppels of mensen waar een gezamenlijke belastingaangifte van toepassing is?

In geval van gemeenschappelijke belastingaangifte gedeeld met een partner, volstaan gegevens van 1 van beiden, waaronder ook het Rijksregisternummer van 1 van beiden. Belastingvermindering wordt dan automatisch aan elk van de twee toegewezen. Je splitst daarom best de koppels in je CRM, maar zodanig dat je die je wel op een bepaalde manier aan elkaar kan koppelen.

8. Hoe pak je controle van de juistheid aan?

• Betaalplatformen zijn ervoor uitgerust en betalende applicaties bestaan
• Gratis programmaatje ValidateNN.xlsm op eenvoudig verzoek bij info@re-ef.be

9. Hoe lang mogen we het rijksregisternummer bewaren?

GDPR zegt: niet langer dan noodzakelijk. Bewaarplicht van 10 jaar gerekend vanaf de laatste gift (conform de bewaarplicht van de boekhoudwetgeving) – Dat betekent dat je het normaal ook maar 1 keer zal moeten opvragen.

10.  Mogen we vragen om het rijksregisternummer te delen in de mededeling van de overschrijving?

Neen, het rijksregisternummer delen via de mededeling bij een overschrijving is één van de onveilige kanalen om het over te dragen.

 11. Wat indien een instelling niet over de nodige geïnformatiseerde middelen beschikt om de gegevens via Belcotax-on-web te verzenden?

In dat geval moet zij een uitdrukkelijk verzoek tot vrijstelling indienen, gericht aan belcotax@minfin.fed.be (met vermelding van het KBO-nummer van de instelling, het type fiche 281.71 en het aantal en de reden waarom een vrijstelling zou moeten verleend worden).
Dankzij de tool BowConvert71, kan de instelling met een pc/laptop gegevens invoeren vertrekkende vanuit een Excel-bestand.

Nog enkele algemene tips en adviezen:

• Maak de nieuwe maatregelen in alle communicatie zo zichtbaar mogelijk. Grijp deze nieuwe maatregel aan voor extra contactmomenten met je schenkers.  
• Als je organisatie GPDR-compliant is, dan werk je verder zoals je deed, ook met de verwerking van het rijksregisternummer.  Zorg steeds voor een gepast niveau van veiligheid op vlak van partners met wie je samenwerkt (en pas de verwerkingsovereenkomst met hen aan), op vlak van apps en tools die je gebruikt, op vlak van netwerkbeveiliging en controle. Pas ook uw privacyverklaring aan om mensen correct te informeren hierover. Zorg dat ook uw dataregister aangepast wordt met deze nieuwe gegevens die je moet inzamelen. (Enkel personen in de organisatie die die gegevens nodig hebben om de fiscale attesten in orde te brengen, mogen toegang krijgen tot die data).
• Mail is een erg onveilig communicatiemiddel. Het grootste aantal datalekken gebeurt via fouten met mails of hacking van mails. Wees dus voorzichtig bij het inzetten van dit medium voor het verzamelen van data.
• In verwerkersovereenkomsten moet precies beschreven zijn welke gegevens ze verzamelen, dus er zal ook een aanpassing nodig zijn voor het rijksregisternummer.
  
  

Oproep: documenteer uw inspanningen en kosten om de rijksregisternummers in te zamelen! (geleverde inspanningen, behaalde resultaten (aantal Rijksregisternummers), impact op schenkgedrag, meerkost in tijd, mensen en middelen voor het opzet ). Vanuit de ImpactCoalitie zal er tegen eind 2024 een balans aan de overheid voorgelegd worden.

 Een opname van de volledige online infosessie en Q&A over dit onderwerp is beschikbaar voor de leden van Fundraisers Belgium en Ethische Fondsenwerving vzw.  

Photo by Zach Lucero on Unsplash