Update juli 2024
Op 16 april 2024 organiseerden Fundraisers Belgium en Ethische Fondsenwerving (RE-EF) vzw een online infosessie over de verplichte toevoeging van het Rijksregisternummer aan de fiscale fiches voor giften aan goede doelen. De presentaties en de opname van deze sessie zijn beschikbaar voor de leden van onze organisaties.
Op basis hiervan werd onderstaande lijst van de voornaamste vragen en antwoorden opgemaakt en aangepast op basis van toelichtingen vanwege FOD Financiën (aangegeven met ‘NIEUW’).
Q&A
1. Vanaf wanneer is de verplichting van kracht?
Voor giften vanaf 1 januari 2024 moet het NN toegevoegd worden aan fiscaal attest 281.71 voor de schenker (voorjaar 2025), alsook in de fiche 281.71 voor Belcotax (voor 1 maart 2025).
2. Heeft een schenker nog recht op fiscale aftrekbaarheid voor zijn of haar gift als het rijksregisternummer niet verschaft wordt?
NIEUW : Op basis van de meest recente toelichtingen, kan er nog geen eenduidig antwoord worden gegeven op deze vraag. Bijkomende verduidelijkingen moeten dit uitwijzen.
Hoe dan ook geldt een tolerantie voor de giften in 2024, fiscale attesten uitgeschreven in maart 2025.
3. De FOD Financiën belooft een tolerantie voor deze nieuwe maatregel voor de giften in 2024 en indiening bij Belcotax in 2025. Wat houdt dit precies in?
De afwezigheid van het Rijksregisternummer zal niet beschouwd worden als een blokkerende fout bij Belcotax. De schenker kan in zijn belastingaangifte voor 2025 dus zelf nog giften inbrengen, zonder Rijksregisternummer. Dit geldt enkel voor indiening bij Belcotax in 2025 ! Het is dus best niet af te wachten om de rijksregisternummers op te vragen, je zal ze sowieso nodig hebben.
4. NIEUW ; In welk ‘formaat’ moet het NN in de fiche 281.71 voor Belcotax worden ingebracht, zonder risico op verwerping ?
Het N.N. moet steeds vermeld worden als doorlopend nummer, bv. 12345678912
5. Wat gebeurt er als er een fout staat in het rijksregisternummer en zo wordt ingegeven in Belcotax?
NIEUW : De regel van 5%/95% is niet van toepassing voor de fiches 281.71. Bij het niet vermelden van het N.N. zal de indiener een “warning” ontvangen, die het doorsturen van de gegevens echter niet zal blokkeren.
Enkel bij het indienen van een fiche met een manifest foutief N.N. zal de indiening wél geblokkeerd worden en de indiener zal een foutmelding ontvangen. Indien het correcte N.N. ook na vaststelling van de fout niet kan bekomen worden, raden wij momenteel aan het N.N. te verwijderen en de fiche via Belcotax door te sturen enkel met de naam en adresgegevens.
6. Waarvoor mag je het rijksregisternummer gebruiken binnen de organisatie?
Het rijksregisternummer mag enkel gebruikt worden voor het aanleveren bij Belcotax met het oog op belastingaftrek voor giften.
7. Wat met giften van bedrijven?
Voor belastingaftrek van giften van bedrijven gelden dezelfde regels, maar mbt het nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO-nummer, identiek aan het BTW-nummer)
Let op! Een KBO-nummer telt 10 cijfers, een Rijksregisternummer telt 11 cijfers.
8. Welk rijksregisternummer moet je gebruiken in geval van giften van koppels of mensen waar een gezamenlijke belastingaangifte van toepassing is?
In geval van gemeenschappelijke belastingaangifte gedeeld met een partner, volstaan gegevens van 1 van beiden, waaronder ook het Rijksregisternummer van 1 van beiden. Belastingvermindering wordt dan automatisch aan elk van de twee toegewezen.
Je splitst daarom best de koppels in je CRM, maar zodanig dat je die wel op een bepaalde manier aan elkaar kan koppelen.
9. Hoe pak je controle van de juistheid aan?
Betaalplatformen zijn ervoor uitgerust en betalende applicaties bestaan
Gratis programmaatje ValidateNN.xlsm op eenvoudig verzoek bij info@re-ef.be
10. Hoe lang mogen we het rijksregisternummer bewaren?
GDPR zegt: niet langer dan noodzakelijk. Bewaarplicht van 10 jaar gerekend vanaf de laatste gift (conform de bewaarplicht van de boekhoudwetgeving) – Dat betekent dat je het normaal ook maar 1 keer zal moeten opvragen.
11. Mag ik vragen om het rijksregisternummer te delen in de mededeling van de overschrijving?
Neen, het rijksregisternummer delen via de mededeling bij een overschrijving is één van de onveilige kanalen om het over te dragen.
12. Wat indien een instelling niet over de nodige geïnformatiseerde middelen beschikt om de gegevens via Belcotax-on-web te verzenden?
- In dat geval moet zij een uitdrukkelijk verzoek tot vrijstelling indienen, gericht aan belcotax@minfin.fed.be (met vermelding van het KBO-nummer van de instelling, het type fiche 281.71 en het aantal en de reden waarom een vrijstelling zou moeten verleend worden).
- Dankzij de tool BowConvert71, kan de instelling met een pc/laptop gegevens invoeren vertrekkende vanuit een Excel-bestand.
Enkele algemene tips en adviezen:
- Maak de nieuwe maatregelen in alle communicatie zo zichtbaar mogelijk. Grijp deze nieuwe maatregel aan voor extra contactmomenten met je schenkers.
- Als je organisatie GPDR-compliant is, dan werk je verder zoals je deed, ook met de verwerking van het rijksregisternummer.
- Zorg steeds voor een gepast niveau van veiligheid op vlak van partners met wie je samenwerkt (en pas de verwerkingsovereenkomst met hen aan), op vlak van apps en tools die je gebruikt, op vlak van netwerkbeveiliging en controle.
- Pas ook uw privacyverklaring aan om mensen correct te informeren hierover. Zorg dat ook uw dataregister aangepast wordt met deze nieuwe gegevens die je moet inzamelen. Enkel personen in de organisatie die die deze gegevens nodig hebben, mogen toegang krijgen tot die data.
- In verwerkersovereenkomsten moet precies beschreven zijn welke gegevens ze verzamelen, dus er zal ook een aanpassing nodig zijn voor het rijksregisternummer.
- Mail is een erg onveilig communicatiemiddel. Het grootste aantal datalekken gebeurt via fouten met mails of hacking van mails. Wees dus voorzichtig bij het inzetten van dit medium voor het verzamelen van data.
Oproep: documenteer uw inspanningen en kosten om de rijksregisternummers in te zamelen! (geleverde inspanningen, behaalde resultaten (aantal NN), impact op schenkgedrag, meerkost in tijd, mensen en middelen voor het opzet)
Vanuit de ImpactCoalitie zal eind 2024 een balans aan de overheid voorgelegd worden. Neem in afwachting deel aan de peiling over de inspanningen die je levert om de rijksregisternummers te verzamelen : https://lnkd.in/evSY4drb
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L'ajout obligatoire du Numéro National aux fiches fiscales pour les dons
Mise-à-jour juillet 2024
Le 16 avril 2024, Récolte de fonds Ethique (RE-EF) asbl, Fundraisers Forum et Fundraisers Belgium ont organisé des séances d'information en ligne sur l'ajout obligatoire du numéro de registre national sur les fiches fiscales pour les dons à des bonnes causes. Les présentations et l'enregistrement de ces séances sont disponibles.
Suite à ces webinaires, une liste des questions et réponses principales a été dressée, mise-à-jour sur base de clarifications de la part du SPF Finances (marquées par ‘NOUVEAU’).
Q&A
1. A partir de quand l’obligation entre-t-elle en vigueur ?
Pour les dons à partir du 1er janvier 2024, le NN doit être ajouté sur l'attestation fiscale 281.71 pour le donateur (printemps 2025), ainsi que dans la fiche fiscale 281.71 pour Belcotax (avant le 1er mars 2025).
2. Un donateur a-t-il toujours droit à la réduction d’impôt pour son don si le numéro de registre national n'est pas fourni ?
NOUVEAU : Les explications les plus récentes ne permettent toujours pas de donner une réponse univoque. Nous attendons des précisions supplémentaires.
Toutefois, il existe une tolérance pour les dons en 2024, les attestations fiscales délivrées en mars 2025.
3. Le SPF Finances promet une tolérance pour cette nouvelle mesure pour les dons en 2024 et la soumission à Belcotax en 2025. Qu'est-ce que cela signifie exactement ?
L’absence du NN ne sera pas considérée comme une erreur bloquante par Belcotax. Le donateur peut donc toujours inscrire ses dons dans sa déclaration d’impôt de 2025, sans fournir son NN. Cela ne s'appliquera qu'à la soumission à Belcotax en 2025 ! Il est donc préférable de ne pas attendre pour demander les NN, vous en aurez de toute façon besoin.
4. NOUVEAU ; Dans quel 'format' faut-il saisir le NN dans la fiche 281.71 pour Belcotax, sans risque de rejet ?
Le N.N. doit toujours être introduit sous la forme d’un nombre ininterrompu, par exemple 12345678912.
5. Que se passe-t-il s'il y a une erreur dans le numéro de registre national et inscrit tel quel dans Belcotax ?
NOUVEAU : La règle des 5%/95% ne s'applique pas aux fiches 281.71. Si le N.N. n'est pas indiqué, l'expéditeur recevra un ‘avertissement’, qui ne bloquera cependant pas la transmission des données.
Ce n'est que lors de la soumission d'une fiche avec un N.N. incorrect que le transfert sera bloqué et que l'expéditeur recevra un message d'erreur. Si le N.N. correct ne peut être obtenu, même après que l'erreur a été identifiée, nous recommandons actuellement de retirer le N.N. et de transmettre le formulaire via Belcotax avec le nom et l'adresse uniquement.
6. Pour quoi peut être utilisé le numéro de registre national au sein de l’organisation ?
Le NN ne peut être utilisé que pour soumettre à Belcotax en vue de la réduction d’impôt pour des dons.
7. Qu’en est-il des dons des entreprises ?
Les mêmes règles s'appliquent aux réductions fiscales pour les dons des entreprises, mais appliquées au numéro à la Banque-Carrefour des Entreprises (numéro BCE, identique au numéro de TVA ) – Attention ! Un numéro BCE comporte 10 chiffres, un NN comporte 11 chiffres.
8. Quel numéro de registre national devez-vous utiliser en cas de dons de couples ou de personnes soumises à une déclaration fiscale commune ?
Dans le cas d'une déclaration commune partagée avec un(e) partenaire, les informations de l'un des deux suffisent, y compris un numéro de registre national. L'allégement fiscal est alors automatiquement attribué à chacun des deux. Il est donc préférable de scinder les couples dans votre CRM, mais de telle manière que vous pouvez les connecter.
9. Comment aborder la vérification de l’exactitude du NN ?
- Les plateformes de paiement sont équipées et des applications payantes existent
- Programme gratuit ValidateNN.xlsm sur simple demande à info@re-ef.be
10. Combien de temps peut-on conserver le numéro de registre national ?
Le RGPD dit : pas plus longtemps que nécessaire. Obligation de conservation de 10 ans calculée à compter du dernier don (conformément à la législation comptable) - Cela signifie que vous n'aurez normalement à en faire la demande qu'une seule fois.
11. Puis-je demander à partager le numéro de registre national dans la communication libre d’un virement bancaire ?
Non, partager le numéro de registre national dans la communication libre d’un virement est un des canaux de transmission insuffisamment sécurisés.
12. Que se passe-t-il si une institution ne dispose pas des ressources informatiques nécessaires pour envoyer les données via Belcotax-on-web ?
Dans ce cas, elle doit introduire une demande explicite d'exonération, adressée à belcotax@minfin.fed.be (mentionnant son numéro BCE, le type 281.71 ainsi que le nombre de fiches et la raison pour laquelle une exonération est demandée).
Grâce à l'outil BowConvert71, l'institution peut saisir les données d'un fichier Excel à l'aide d'un PC/ordinateur portable.
Quelques astuces et conseils généraux :
- Rendez les nouvelles mesures aussi visibles que possible dans toutes les communications. Utilisez cette nouvelle mesure pour des contacts supplémentaires avec vos donateurs.
- Si votre organisation est conforme au RGPD, vous continuez comme avant, y compris pour le traitement du NN.
- Assurez toujours un niveau de sécurité approprié en termes de partenaires avec lesquels vous travaillez, d'applications et d'outils de sécurité et de contrôle du réseau.
- Ajustez également votre déclaration de confidentialité pour en informez correctement les donateurs. Assurez-vous que votre registre de données est également ajusté avec ces nouvelles données que vous devez collecter. Seules les personnes qui ont strictement besoin de ces données devraient être autorisées à y avoir accès.
- Les conventions de traitement doivent décrire exactement les données qu'elles collectent, un ajustement sera donc également nécessaire pour le numéro de registre national.
- Le courrier électronique est un moyen de communication potentiellement dangereux. Les plus grandes fuites de données provient d'erreurs dans les e-mails ou du piratage d'e-mails. Soyez donc prudent lorsque vous utilisez ce support pour collecter des données.
Appel : documentez vos efforts et les coûts pour collecter les NN ! (efforts déployés, résultats obtenus (nombre de NN), impact sur le comportement de don, coûts supplémentaires en temps, personnes et ressources pour la mise en place)
La Coalition Impact soumettra un bilan aux autorités d'ici fin 2024.
NOUVEAU : Participez en attendant au sondage : https://forms.gle/TM1X3HKYY4n2CTxE7
